احتراف فن الإدارة لوحده ليس كافيا لضمان النجاح، فبدون وجود فريق عمل متماسك رهن الإشارة سيكون مصيرك الفشل. هذه الحقيقة تدفع بأصحاب المشاريع والشركات إلى الاستثمار بسخاء في الموارد البشرية، وهو ما يفسر ارتفاع فواتير التكوين والتدريب من سنة لأخرى. أيضا نجاح نموذج عمل شركات التقنية في السيليكون فالي مثل تويتر وفيسبوك، والمعتمد أساسا على إرضاء الموظفين وخلق بيئة مناسبة للعمل الجماعي غير قواعد اللعبة. بناء وإدارة فريق عمل منسجم ليس مهمة سهلة كما يتوقعها البعض، بل الأمر يتطلب الالتزام ببعض المعايير والتي سنتطرق لها في هذا المقال. 

خطوات عملية لبناء فريق عمل ناجح ومنسجم ( الإدارة الفعالة)

قام فريقنا بشرح أهم الخطوات العملية لبناء فريق عمل ناجح ومنسجم لمساعدة الشركات وأصحاب المشاريع على النمو بسرعة وزيادة معدل الإنتاجية بأقل تكلفة.

1. توظيف المحترفين 

مما لاشك فيه أن بناء فريق عمل ناجح ينطلق من الاعتماد على المواهب والكفاءات، والذي لن يتحقق دون تخصيص الوقت الكافي لمراجعة كل الطلبات بعناية. الأفضل أن يتم تقسيم  عملية التوظيف على مرحلتين، أولاهما الإنتقاء الأولي اعتمادا على الشواهد الأكاديمية والخبرة المهنية. المرحلة الثانية هي إجراء مقابلة العمل بشكل مباشر، والتي ستمكنك من التعرف على طبيعة شخصية المتقدم ومدى ملائمته لثقافة الشركة. إذا كنت تدير فريق عمل أونلاين، فإني أستغل الفرصة لدعوتك إلى تصفح مقالنا حول طريقة اختيار وتوظيف فريلانسرز. الدليل سيساعدك على تعلم طريقة التحقق من مهارات فريلانسر قبل المصادقة عليه، وبالتالي تجنب إضاعة الوقت والجهد في المراهنة على الفاشلين. نقطة أخرى مهمة تتمثل في رصد ميزانية محترمة للاستثمار في التدريب، وهو ما يساعد على تعزيز جودة الموارد البشرية والإنتاجية. 

2. تحديد خطة المشروع

التخطيط المسبق وكسب ثقة الموظفين سيساهم في تحقيق نتائج مرضية، لذلك لا بد من إقناع فريق العمل بجدوى المشروع أولا. هذا الأمر يتحقق عن طريق وضع خطة عمل مع إطار زمني واضح، فالموظف بطبعه لا يحب الغموض أو تحمل المخاطر. أيضا يمكنك عرض تفاصيل المشروع على الفريق لاستطلاع الآراء والاقتراحات، كما أنه قد يساعد على تصحيح بعض الأخطاء والهفوات في خطة المشروع. ملاحظة أخرى مهمة ألا وهي ضرورة التفكير خارج الصندوق عند إعداد الخطة، وهو ما يقدم تحديا وحافزا إضافيا للفريق.

3. توزيع المهام والمسئوليات

الإدارة الفعالة لفريق العمل تتمثل في توزيع المهام بشكل دقيق، وهو ما يساعد على تقاسم الأدوار ومعرفة كل فرد بمسؤولياته. هذا الخطوة تضمن تحقيق أعلى قدر من الأداء وتجنب الاتكالية، خصوصا أن العلاقة بين أعضاء فريق العمل لا تكون ودية في أغلب الأحيان. صحيح يظهر الكل الاحترام المتبادل أثناء الاجتماعات، لكم من الصعب معرفة طبيعة العلاقة التي تجمع الأعضاء على الجانب الشخصي. توزيع المهام يتم على أساس المهارات وليس الرغبات، فالموظف يجب أن يستشعر وجود سلطة القائد وأن دوره تكميلي لا أكثر. أيضا تجنب المحاباة أكثر من اللازم لتجنب فقدان السيطرة على الفريق، خصوصا أن الغرور يتسرب بسرعة إلى النفوس ولا يمكن كبح الطموح الشخصي للموظفين. 

4. التواصل الفعال

تذكر أن بناء فريق عمل منسجم يتطلب الإلمام بأهم مهارات العمل الجماعي، والتي تشكل المشاركة وحسن الإصغاء أهمها على الإطلاق. الفريق الصامت معرض للانهيار والتفكك بسرعة، فأي مشكل أو جزئية لا تناقش بالكافي تترجم إلى مشكل عويص في المستقبل. يجب تشجيع ثقافة الحوار البناء وتبادل الآراء، وذلك للتأكد من إشراك كل أعضاء الفريق في اتخاذ القرار. كذلك لابد من التواضع عند التعامل مع كل أفراد فريق العمل، وهو ما يساعد على تأمين تواصل فعال وتعزيز جسور الثقة. مثلا لا يجب توبيخ أو انتقاد أداء أحد أفراد الطاقم إلا على انفراد، وذلك لتفادي إحراجه والتأثير السلبي الذي يرافق الأمر.

5. تحسين ظروف العمل 

قبل أن تطالب بأفضل أداء مع إنهاء المشاريع في آجالها المعتمدة، لا بد من توفير الظروف المثالية للعمل. هذا الأمر يضمن اشتغال الطاقم بكل طاقته، خصوصا أن الجانب الذهني جد مؤثر على مستوى الإنتاجية. يمكن تحسين بيئة العمل عن طريق اعتماد الإجراءات التالية:

• استخدام برامج إدارة المشاريع وجعلها تحت تصرف الفريق.
• توفير تجهيزات مكتبية مريحة، خصوصا الإضاءة، الكراسي والحواسيب.
• اعتماد أوقات للاستراحة وكسر روتين الدوام.
• السماح للموظفين بالعمل من المنزل إن أمكن.
• تمكين الموظفين من كوبونات الطعام أو بعض المزايا الإضافية.
• تنظيم حفلات خاصة بالفريق من وقت لآخر.

6. استخدام الذكاء العاطفي 

يقدر القادة العظماء أهمية الذكاء العاطفي، خصوصا دوره الفعال في خلق جو صحي للنقاش وحل المشاكل بأقل مجهود. أيضا يسمح بالتكيف مع مختلف الوضعيات وكبح الانفعالات الزائدة. يمكننا العودة في مقال مفصل حول الموضوع لاحقا، لكن يمكنني اختصار فوائد استخدام الذكاء العاطفي لإدارة الفريق في النقاط التالية:

• حسن الإصغاء للآخرين والتعبير عن التعاطف بالمستوى المطلوب.
• التمتع بالهيبة والتقدير من أعضاء الفريق.
• قراءة أفكار الآخرين مع استباق ردود الأفعال.
• المحاججة السليمة وسهولة الإقناع.

7. أخذ زمام المبادرة

المدير الناجح  يزاوج بين السلطة والقيادة بشكل متزامن، كما يمارس كل الصلاحيات الموكلة له لإبقاء الفريق تحت السيطرة. أيضا لا بد من التمتع بنظرة استباقية للمشاكل المتوقعة، وذلك عن طريق الإعداد الجيد لطريقة التعامل مع أي سيناريو مستقبلي. المدير الناجج كذلك لا يتسم بالجبن أو الاستسلام، بل على العكس تجده سباقا لتحفيز الفريق ووضع الخطط البديلة. يجب ألا تقف مكتوف اليدين وأنت تشاهد انهيار الفريق، لذلك يجب أن تبادر إلى إعطاء الحلول واتخاذ القرارات الحاسمة. مثلا إذا وقع شجار فلا تتردد أبدا في معاقبة المسئولين، ولو بلغ الأمر توقيف الموظف أو طرده النهائي من الشركة.

8. المرونة 

عصر الإدارة المبنية فقط على الأرقام والنتائج قد انتهى، فالخبراء في تكوين الموارد البشرية يشيرون بشكل متزايد إلى أهمية الجانب النفسي. الكل لا يحب العمل تحت الضغط أو بجدول دوام مزدحم، خصوصا إذا تعلق الأمر بالواجبات المكتبية المملة. هنا تلعب المرونة دورا محوريا في بناء فريق عمل متماسك ومنسجم، فهي تساعد على تعزيز رضا الموظفين عن أدوارهم. مثلا لا يجب إلزام الموظفين بالعمل من المكتب لساعات طويلة، كما يفضل الاعتماد على العمل من بعد في بعض الحالات. أيضا لا يجب الحكم على أداء أحد أعضاء الفريق من مشروع واحد، لذلك يفضل نقله إلى مشروع آخر أو إخضاعه لدورات تكوينية.

9. تنظيم الاجتماعات بصفة دورية

الاجتماعات هي الفرصة الوحيدة للوقوف عن قرب على مشاكل الفريق والتحديات التي يواجهها المشروع، وبالتالي لا بد من استغلالها على أكمل وجه. تجنب استخدام السلطوية في تأطير النقاش، فأغلب الخبراء يوصون بإعطاء هامش من المساحة للموظفين للتعبير عن مشاكلهم. كذلك يجب استخدام مهارات الذكاء العاطفي للتأثير على الفريق وطمأنته على سير المشروع، فأغلب الموظفين يميلون للثقة في المدير الذي يتمتع بقدر كبير من كاريزما والهيبة. أيضا يجب ألا تدع الحوار ينزلق بعيدا عن جدول نقاط الاجتماع، وإلا ستجد نفسك مضطرا للتعاطي مع مشاكل أنت في غنى عنها. 

10. تقديم الحوافز والمكافآت

الكلمات اللطيفة والثناء الفارغ يفقدان الفعالية مع مرور الوقت، لذلك لا بد من التفكير في وسائل أخرى لتحفيز الفريق. منح المكافآت والحوافز طريقة فعالة لتعزيز الأداء، فهي تضمن رفع مستوى التنافسية وأثرها الإيجابي على الإنتاجية. الحوافز لا تقتصر فقط على العلاوات المادية، بل قد تكون رمزية مثل تنظيم حفلة صغيرة أو السماح للموظفين بالمغادرة قبل انتهاء الدوام. أيضا يمكنك تكليف الأفراد المتميزين بعطل مجانية، أو على الأقل إرسالهم في مهمات العمل خارج البلاد. 

الخلاصة

لا توجد وصفة سحرية أو قالب جاهز لبناء فريق عمل ناجح، لكن المؤكد أن الخطوات الواردة أعلاه ستساعدك على تحقيق أقصى درجة من الفعالية والانسجام. أيضا فريق العمل سيتطور بشكل مختلف من شركة لأخرى، وذلك على حسب السياسات الداخلية، ظروف العمل واحترافية قسم الموارد البشرية. أتمنى أن يكون المقال قد لمس بشكل ملحوظ أهم العوامل المؤثرة في نجاح فريق العمل، كما لا تتردد في طرح تساؤلاتك في قسم التعليقات. أيضا إذا كنت تخطط لإطلاق مشروع خاص فإني أحيلك على دليلنا الاحترافي حول خطوات إنشاء علامة تجارية من الصفر، والذي سيمكنك من تفادي العديد من الأخطاء التي يقع فيها المبتدئون. أخيرا أدعوك لمشاركة المقال مع الأصدقاء، والذي يعتبر أحسن وسيلة للتعبير عن دعمك ومساندتك لفريق الموقع.