كلنا نمتلك طموحات وأهداف شخصية لكن القليل فقط من سينجح في تحقيقها، لا أريد إحباطك لكن الواقع لا يكذب، ولكن ما هو دور إدارة الوقت في تحقيق النجاح أو الفشل؟. أهم صفة يتشارك فيها الناجحون هو الحساسية الزائدة تجاه الوقت فكل دقيقة لها قيمة، لذلك غالبا ما يكون جدولهم مزدحما ولا يتشاركون نفس نمط الحياة مع الفاشلين. أيضا من النادر أن تصادف طبيبا أو محاميا ناجحا يقضي جل وقته في المقهى رغم أن حياته المادية أفضل، بل على العكس تماما يقضي الساعات الطوال في المكتب تقديرا لوقته الثمين، على عكس الفقير الذي يشتكي دائما من وفرة الوقت وقلة المهام. يعتبر فن إدارة الوقت من أهم المهارات التي يجب أن تطورها بسرعة، فتأثيرها على مستقبلك الشخصي والمهني سيكون إيجابيا بكل تأكيد وهو الموضوع الذي سنناقشه اليوم. 

خطوات فعالة لتنظيم وإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية  

قام فريق الموقع بإعداد قائمة من أهم الخطوات الفعالة لتنظيم وإدارة الوقت لمساعدتك على تحقيق أهدافك بسرعة مع التخلص من العادات السيئة وتوفير الوقت لتنمية مواهبك. 

1. مراجعة عاداتك اليومية

أول خطوة للتمرد على الواقع وتغييره هو فهمه بالطريقة الصحيحة لذلك من الضروري أن تراجع عاداتك من وقت لآخر. خذ ورقة وقلم ثم دون جميع المهام الروتينية التي تقوم بها يوميا، كذلك لا تغفل عن مراجعة معدل استخدامك للهاتف فحاليا أصبح أقل فرد يقضي 3 ساعات يوميا في تصفح الهاتف مما يعد وقتا ثمينا لا يمكن تجاهله. هذه المراجعة لنمط استهلاكك للوقت يعد الخطوة الأولى لاحتراف إدارة الوقت بفعالية، فهو يقدم لك رؤية واضحة عن الثغرات في جدولك الزمني التي تؤدي بك لإهدار وقتك الثمين في أشياء لن تعود عليك بالنفع. 

2. تحديد الأهداف بدقة 

دائما ما يترافق وضع رؤية مستقبلية مع بروز الحافز لذلك من الضروري أن تحدد أهداف واضحة، سواء كانت مادية أو صحية لا يهم لأنها ستعطيك الحماس اللازم للقيام بتعديلات عميقة في برنامجك اليومي. تحديد الأهداف سيساعدك على تنظيم الوقت أكثر عن طريق الإحساس بالمسئولية فأنت مطالب بتحقيقها في ظرف محدد، وبالتالي استغلال الوقت بكفاءة. مثلا إذا كنت تعيش اليوم بذاته دون تخطيط مسبق أو إلتزام بأهداف معينة، فكل ما ستقوم به إهدار الوقت في المقاهي أو الطلعات مع الأصدقاء. 

3. وضع برنامج زمني

يساعدك التقيد ببرنامج زمني على أن تكون أكثر تركيزا وفعالية في إدارة الوقت، فهو يوفر عليك الوقت المتوقع هدره في المهام الغير مخطط لها. لا تكن صارما أثناء إعداد الجدول الزمني فمن الصعب التقيد به حرفيا، كما أن الوقت المطلوب لإتمام مهمة ما يبقى نسبيا على حسب الجهد و تعقيد المهمة من واحدة لأخرى. كلنا نضع أهداف قريبة ومتوسطة المدى لكن الظروف لا تسمح دائما بتحقيقها في الوقت المحدد، لذا يفضل أن يكون برنامجك كذلك مرنا مما يسمح بخدمة أهدافك على حسب الظروف والمستجدات.

4. إعطاء الأسبقية للأولويات 

يتم تحديد الأولويات على حسب الأهداف والإلتزامات الشخصية لكل فرد، لذلك من الصعب مشاركة لائحة محددة من المهام التي يمكن إدراجها في خانة الأولويات معكم. كل ما يمكنك القيام به ترتيب المهام على حسب درجة الإستعجال والأهمية، مثلا يجب تقديم الواجبات المهنية أو الدراسية على الدردشة مع الأصدقاء. يجب أن تركز على تنفيذ المهام التي ترتبط بحاجياتك وواجباتك، ثم بعدها تخصيص وقت للراحة وأخيرا مساعدة الآخرين أو اللقاء معهم لو توفر الوقت. الشخص الناجح يلزم نفسه بالعمل الجاد وعدم إضاعة أي دقيقة على الآخرين، فالوقت محدود لذا يفضل استعماله في خدمة الأهداف الشخصية أولا.

5. التخلص من مشتتات الإنتباه

نحن محظوظون بالعيش في عصر وصلت فيه البشرية إلى أقصى درجات العلم والرفاهية، لكننا في نفس الوقت أكثر جيل يعيش الضياع بسبب نمط الحياة الروتيني والملهيات. ذكري لمشتتات الإنتباه لم يأت من فراغ بل لخطورتها على برنامجنا الزمني، فجلها مهام تافهة لكن لها تأثير عاطفي لا نستطيع مقاومته وأبرزها:

• الهواتف: حاليا ما إن تفتح شاشة الهاتف لتصفح رسالة ما حتى تفاجئ بغوصك بمشاهدة فيديوهات تيك توك أو سنابشات، فأقل فرد يقضى 3 ساعات على الأقل في تصفح مواقع التواصل الإجتماعي.
• المحادثاث الفارغة: مثلا تجنب الدردشة المطولة مع زملاء العمل في استراحة القهوى أو قضاء الساعات الطوالي في المقاهي.
• ألعاب الفيديو: الكثير من الطلاب والموظفين الجدد يقضون ساعات طويلة على أجهزة الألعاب التي لا فائدة منها.

6. عدم تأجيل المهام 

المماطلة هي أكبر عدو للإلتزام فهي تدمر جميع الخطط المسبقة وتعرقل تنفيذ المهام في وقتها المحدد. فقط إسأل نفسك كم من مهمة خططت لها؟ لكن انتهى بك الأمر لعدم تنفيذها بسبب التأخير المتكرر. نحن البشر كائنات تتحكم بها الحالة الذهنية ” المود ” مما يجعل المماطلة خطرا على أهدافنا فهي تقتل الشغف والعزيمة، فاستعدادك الذهني الجيد لأداء مهمة ما اليوم لا يعني بالضرورة أنه سيتوفر لك في يوم آخر. تأجيل المهام يؤدي إلى تراكمها وهو ما يتناقض مع رغبتك في تطوير نفسك،  كذلك كل مهمة مؤجلة هي عائق أمام تنظيمك لجدول زمني محكم.

7. خد فترة للراحة

ربما قد تستغرب من هذه الخطوة لكن يعد أخد فترات راحة منتظمة مفيدا لتنظيم الوقت بفعالية إذ يجنبك الإرهاق أو الإحتراق الوظيفي. لفهم المسألة بعمق إليك المثال التالي:  أنت تشتغل لعدة شهور بدون انقطاع وكل الأمور بخير، لكنك فجأة تصل لمرحلة نفسية سيئة تجعلك تكره العمل (هذا ما يسمى الإحتراق الوظيفي). أيضا عند العمل بشكل يومي من الأفضل أن تأخد فترة استراحة قصيرة كل 3 أو 4 ساعات، يمكنك استغلالها في قيلولة صغيرة أو شرب قهوة لتجديد الطاقة والنشاط.

8. تعلم أن تقول لا 

أعلم جيدا أنه لديك التزامات اجتماعية تجاه أصدقائك أو زملاء العمل لذلك تقدم تضحيات لاستدامة هذه العلاقات، لكنك في الواقع ترتكب خطأ فادحا فالنجاح يتطلب نوعا من الأنانية الإيجابية كي توفر الوقت الكافي للعمل على مشاريعك. نحن بشر لذلك لا نستطيع العمل بكامل التركيز سوى في ساعات معينة وآخر ما ترغب فيه تلقي اتصال من صديق لشرب القهوة في لحظة تركيزك! ببساطة لا تجب على الهاتف أو قدم اعتذارا سريعا لعدم الحضور. تعلم قول “لا” من أهم خطوات تنظيم الوقت التي يهملها الكل، حتى بالمنطق لن يتصل بك أي شخص إلا في لحظة فراغه لذلك ضع الأولوية دائما لبرنامجك اليومي ولا تذهب إلا للمواعيد المخطط لها مسبقا. لا تكترث بردة فعل الطرف الآخر فمن يحبك حقا سيقدر ظروفك واهتمامك بتكوين مستقبلك، لذا لن يعاتبك سوى المنافقين أو الأنانيين الغير مهتمين بمصلحتك من الأساس.

9. استخدم قاعدة 80/20

تشير قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو كما تعرف في الأوساط الأكاديمية إلى أن 80% من النتائج المحققة مسئول عنها فقط 20% من الجهد المبذول. عادة ما يتم استخدام هذا المبدأ في إدارة الأعمال التجارية، إذ من الشائع بين رواد الأعمال أن 80% من المبيعات مسئول عنها فقط 20% من العملاء لكن يمكن استخدام نفس القاعدة لتنظيم الوقت بفعالية. قاعدة 80/20 تلزمك أن تقيم كل مهمة على أساس الجهد المطلوب وانعكاسها على أدائك المهني أو خطط المستقبلية. يمكنك ببساطة تفقد جدول المهام اليومية لعزل واختيار المهام الرئيسة لتنفيذها أولا ، كما أنه من المسموح تجاهل المهام الثانوية لو تعرضت للإرهاق أو مصادفة أي طارئ.

10. الإستعانة بالتطبيقات

لا يمكن الموازنة بين متطلبات الحياة والتزامات العمل بدقة، كما أن اختلال التوازن لأحدها على الأخرى قد يسبب لك الفشل، هنا تتدخل التكنولوجيا  لتقديم يد المساعدة. حاليا يمكنك إدارة وقتك بكفاءة عن طريق الإستعانة بتطبيقات إدارة المهام التي تتيح لك تنسيق وتنظيم الإلتزامات بسهولة، فهي توفر لك الإشعارات والتنبيهات عند اقتراب موعد كل مهمة. 

11. شراء الوقت

لا يتعين عليك القيام بكل المهام لوحدك لذلك قم بالإستعانة بزملاء العمل أو أفراد العائلة لتعويضك في المهام الثانوية، فكلما تخلصت من بعض الأعباء إلا وارتفعت إنتاجيتك في المهام الرئيسية. أيضا شراء الوقت لا يعني بالضرورة تفويض المهام بل في أغلب الأحيان الإمتناع عن المهام الثانوية مثل طلبات الأصدقاء أو الغير مخطط لها التي ستهلك الوقت فقط دون فائدة تذكر. مثلا تمت دعوتك لحفلة شواء بعد العمل بشكل مفاجئ، كنصيحة لا داعي لتلبية الدعوة فغالبا ستسهر وتتأخر عن الدوام في اليوم الموالي.

الخلاصة:

تعلم مهارات تنظيم وإدارة الوقت سيساعدك على التركيز على تحقيق أهدافك والرفع من إنتاجيتك في العمل، مما يؤدي بك بالضرورة للتحول إلى شخص ناجح ومحبوب من الكل. إدارة الوقت بفعالية ستساعدك على إتمام المهام دون تأخير، تقليل مستويات التوتر مع توفير الوقت الكافي لممارسة هواياتك أو التفرغ لقضاء أوقات ممتعة مع العائلة. تنظيم الوقت لا يتحقق بالأماني بل عليك القيام بمجموعة من التضحيات أبرزها التخلص من العادات اليومية السيئة و كثرة العلاقات الإجتماعية التي لا فائدة منها. 

في هذا المقال حاولت أن أقرب منك أهم الخطوات الفعالة لإدارة الوقت بناءا على آراء الخبراء وتجربتي الشخصية، فأنا مثلك مررت بمراحل عمرية كنت فيها أهدر وقتي الثمين فيما لا ينفع مع كثرة الشكوى من عدم توفر الوقت. الآن دورك كي تشاركنا برنامجك اليومي والعادات السيئة التي تتسبب لك بضياع الوقت، كما أن فريق موقع مغامر مستعد للرد على كل تساؤلاتكم في قسم التعليقات.