كلنا نمتلك طموحات وأهداف شخصية، لكن القليل فقط من سينجح في تحقيقها. لا أريد إحباطك لكن الواقع لا يكذب ولا يجامل، لكن ما هو دور إدارة الوقت في تحقيق النجاح أو الفشل؟. أهم صفة يتشارك فيها الناجحون هو الحساسية الزائدة تجاه الوقت، فكل دقيقة لها قيمة لذلك غالبا ما يكون جدولهم مزدحما ولا يتشاركون نفس نمط الحياة مع الفاشلين. أيضا من النادر أن تصادف طبيبا أو محاميا ناجحا يقضي جل وقته في المقهى رغم أن حياته المادية أفضل، بل على العكس تماما يقضي الساعات الطوال في المكتب تقديرا لوقته الثمين. الفقير على الجانب الآخر أسفل الهرم الاجتماعي كثير الشكوى من وفرة الوقت وقلة المهام، وهو ما يعد واقعيا ضربا من الجنون في خضم هذه العالم المتسارع. هذا التفاوت يعزز أهمية تعلم مهارات إدارة الوقت، فتأثيرها على مستقبلك الشخصي والمهني سيكون إيجابيا بكل تأكيد وهو الموضوع الذي سنناقشه اليوم. 

أفضل الخطوات الفعالة لتنظيم وإدارة الوقت (تحقيق الأهداف بسرعة)

قام فريق الموقع بإعداد قائمة من أهم الخطوات الفعالة لتنظيم وإدارة الوقت لمساعدتك على زيادة الانتاجية وتحقيق أهدافك بسرعة مع التخلص من العادات السيئة.

1. مراجعة العادات اليومية

أول خطوة للتمرد على الواقع وتغييره هو فهمه بالطريقة الصحيحة، لذلك من الضروري أن تراجع عاداتك من وقت لآخر. خذ ورقة وقلم ثم دون جميع المهام الروتينية التي تقوم بها يوميا، كذلك لا تغفل عن مراجعة معدل استخدامك للهاتف فحاليا أصبح أقل فرد يقضي 3 ساعات يوميا في تصفح الهاتف مما يعد وقتا ثمينا لا يمكن تجاهله. هذه المراجعة لنمط استهلاكك للوقت تعد الخطوة الأولى لاحتراف إدارة الوقت بفعالية، فهي تساهم على تكوين فكرة واضحة عن الثغرات في جدولك الزمني والتي تسبب إهدار الرقت دون فائدة.

2. تحديد الأهداف بدقة 

دائما ما يترافق وضع رؤية مستقبلية مع بروز الحافز، لذلك من الضروري أن تحدد أهداف واضحة. سواء كانت مادية أو صحية لا يهم، وذلك لأنها ستمدك بالحماس اللازم للقيام بتعديلات جوهرية في برنامجك والتزاماتك اليومية. تحديد الأهداف بدقة يضمن تنظيم الوقت لأنه يعزز شعور الإحساس بالمسئولية، وهو ما يسبب ضغظا إيجابيا للعمل بأقصى طاقة لتحقيقيها في إطار جدول زمني محدد. مثلا إذا كنت تعيش اليوم بذاته دون تخطيط مسبق أو إلتزام بأهداف معينة، فكل ما ستقوم به إهدار الوقت في المقاهي أو الطلعات مع الأصدقاء. 

3. وضع برنامج زمني

يساعدك التقيد ببرنامج زمني على إدارة الوقت بكفاءة وزيادة معدل الانتاجية، فهو يوفر عليك الوقت المتوقع هدره في المهام الغير مخطط لها. لا تكن صارما أثناء إعداد الجدول الزمني فمن الصعب التقيد به حرفيا، كما أن الوقت المطلوب لإتمام مهمة ما يبقى نسبيا على حسب الجهد و تعقيد المهمة من واحدة لأخرى. كلنا نضع أهداف قريبة ومتوسطة المدى لكن الظروف لا تسمح دائما بتحقيقها في الوقت المحدد، لذا يفضل أن يكون برنامجك مرنا مما سيسمح لك بخدمة أهدافك على حسب الظروف والمستجدات.

4. إعطاء الأسبقية للأولويات 

يتم تحديد الأولويات على حسب الأهداف والإلتزامات الشخصية لكل فرد، لذلك من الصعب مشاركة لائحة محددة من المهام التي يمكن إدراجها في خانة الأولويات. كل ما ننصح به ترتيب المهام على حسب درجة الإستعجال والأهمية، فمثلا يجب تقديم الواجبات المهنية أو الدراسية على الدردشة مع الأصدقاء. يجب كذلك أن تركز على تنفيذ المهام التي ترتبط بحاجياتك وواجباتك، ثم بعدها تخصيص وقت للراحة وأخيرا محاولة مساعدة الآخرين أو اللقاء معهم لو توفر الوقت. الشخص الناجح يلزم نفسه بالعمل الجاد وعدم إضاعة أي دقيقة على الآخرين، فالوقت محدود لذلك يفضل استعماله في خدمة الأهداف الشخصية أولا.

5. التخلص من مشتتات الانتباه

نحن محظوظون بالعيش في عصر وصلت فيه البشرية إلى أقصى درجات العلم والرفاهية، لكننا في نفس الوقت أكثر جيل يعيش الضياع بسبب نمط الحياة الروتيني وكثرة الملهيات. التطرق لمشتتات الإنتباه لم يأت من فراغ بل لخطورتها على برنامجنا الزمني، فجلها مهام تافهة لكن لها تأثير عاطفي لا نستطيع مقاومته وأبرزها:

• الهواتف: حاليا ما إن تفتح شاشة الهاتف لتصفح رسالة ما حتى تفاجئ بغوصك بمشاهدة فيديوهات تيك توك أو سنابشات، فأقل فرد يقضى 3 ساعات على الأقل في تصفح مواقع التواصل الإجتماعي.
• المحادثاث الفارغة: مثلا تجنب الدردشة المطولة مع زملاء العمل في استراحة القهوى أو قضاء الساعات الطوالي في المقاهي.
• ألعاب الفيديو: الكثير من الطلاب والموظفين الجدد يقضون ساعات طويلة على أجهزة الألعاب التي لا فائدة منها.

6. عدم تأجيل المهام 

تعلم دائما أن المماطلة والتسويف هي أكبر عدو للإلتزام، فهي تدمر جميع الخطط المسبقة وتعرقل تنفيذ المهام في وقتها المحدد. فقط إسأل نفسك كم من مهمة خططت لها؟ لكن انتهى بك الأمر لعدم تنفيذها بسبب التأخير المتكرر. نحن البشر كائنات تتحكم بها الحالة الذهنية “المود”، وهو ما يجعل المماطلة خطرا على أهدافنا لأنها تسبب الكسل مع قتل الشغف والعزيمة على المدى الطويل. أيضا الاستعداد الذهني الجيد لأداء مهمة ما اليوم، لا يعني بالضرورة أنه سيتوفر بنفس الحجم في يوم لاحق. أيضا تأجيل المهام يؤدي إلى تراكمها وهو ما يتناقض مع رغبتك في تطوير نفسك،  كذلك كل مهمة مؤجلة هي عائق أمام تنظيم جدول زمني محكم.

7. تخصيص وقت للراحة

ربما قد تستغرب من هذه الخطوة لكن المتعارف عليه أن أخد فترات راحة بصفة منتظمة مفيد لتنظيم الوقت بفعالية، وذلك لأنه يساعد على إزالة الإرهاق وتجنب الإحتراق الوظيفي. لفهم المسألة بعمق إليك المثال التالي: أنت تشتغل لعدة شهور بدون انقطاع وكل الأمور بخير، لكنك فجأة تصل لمرحلة نفسية سيئة تجعلك تكره العمل (هذا ما يسمى الإحتراق الوظيفي). أيضا عند العمل بشكل يومي من الأفضل أن تأخد فترة استراحة قصيرة كل 3 أو 4 ساعات، والتي ننصح باستغلالها في أخد قيلولة صغيرة أو شرب كوب من القهوة لتجديد الطاقة والنشاط.

8. الاعتياد على قول لا 

أعلم جيدا أنه لديك التزامات اجتماعية تجاه أصدقائك أو زملاء العمل، لذلك من البديهي تقديم تضحيات لاستدامة هذه العلاقات. واقعيا أنت في هذه الحالة ترتكب خطأ فادحا، فالنجاح يتطلب نوعا من الأنانية الإيجابية كي تستطيع توفير الوقت الكافي للعمل على مشاريعك وأهدافك. لا بد من الإشارة إلى أننا بشر لذلك لا نستطيع العمل بكامل التركيز سوى في ساعات معينة، وآخر ما ترغب فيه تلقي اتصال من صديق لشرب القهوة في لحظة تركيزك!. ببساطة لا تجب على الهاتف أو قدم اعتذارا سريعا لعدم الحضور، وأنت ألا تتجاهل هذه النصيحة الثمينة طول حياتك. تعلم قول “لا” من أهم خطوات تنظيم الوقت التي يهملها الكل، حتى بالمنطق لن يتصل بك أي شخص إلا في لحظة فراغه لذلك ضع الأولوية دائما لبرنامجك اليومي ولا تذهب إلا للمواعيد المخطط لها مسبقا. لا تكترث بردة فعل الطرف الآخر فمن يحبك حقا سيقدر ظروفك واهتمامك بتكوين مستقبلك، لذا لن يعاتبك سوى المنافقين أو الأنانيين الغير مهتمين بمصلحتك من الأساس.

9. استخدم قاعدة 80/20

باختصار تشير قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو كما تعرف في الأوساط الأكاديمية إلى أن 80% من النتائج المحققة مسئول عنها فقط 20% من الجهد المبذول. عادة ما يتم استخدام هذا المبدأ في إدارة الأعمال التجارية، فمن الشائع بين رواد الأعمال أن 80% من المبيعات مسئول عنها فقط 20% من العملاء لكن يمكن استخدام نفس القاعدة لتنظيم الوقت بفعالية. قاعدة 80/20 تلزمك أن تقيم كل مهمة على أساس الجهد المطلوب وانعكاسها على أدائك المهني أو خطط المستقبلية. ببساطة يجب عليك تفقد جدول المهام اليومية لعزل واختيار المهام الرئيسة لتنفيذها أولا ، كما أنه من المسموح تجاهل المهام الثانوية في حالة التعرض للإرهاق أو مصادفة أي طارئ.

10. الاستعانة بالتطبيقات

عمليا لا يمكن الموازنة بين متطلبات الحياة والتزامات العمل بدقة، كما أن اختلال التوازن لأحدها على الأخرى قد يسبب لك الفشل، هنا تتدخل التكنولوجيا لتقديم يد المساعدة، فحاليا تتوفر العديد من تطبيقات إدارة المهام التي تسمح بتنسيق وتنظيم الإلتزامات بسهولة. أيضا تقوم بإرسال الإشعارات والتنبيهات عند اقتراب موعد كل مهمة، وهو ما يضمن احترام الجدول الزمني اليومي والالتزام بأداء كل المهمات دون أعذار جاهزة.

11. شراء الوقت

لا يتعين عليك القيام بكل المهام لوحدك لذلك قم بالإستعانة بزملاء العمل أو أفراد العائلة لتعويضك في المهام الثانوية، فكلما تخلصت من بعض الأعباء إلا وارتفعت إنتاجيتك في المهام الرئيسية. أيضا شراء الوقت لا يعني بالضرورة تفويض المهام, بل في أغلب الأحيان الإمتناع عن المهام الثانوية مثل طلبات الأصدقاء أو الغير مخطط لها التي ستهلك الوقت فقط دون فائدة تذكر. مثلا كيف ستتصرف إذا ما تمت دعوتك إلى تمت حفلة شواء بعد العمل بشكل مفاجئ؟ كنصيحة لا داعي لتلبية الدعوة فغالبا ستسهر وتتأخر عن الدوام في اليوم الموالي.

الخلاصة:

تعلم مهارات تنظيم وإدارة الوقت (Time Management) سيساعدك على التركيز على تحقيق أهدافك والرفع من إنتاجيتك في العمل، وهو ما سيؤدي بك بالضرورة للتحول إلى شخص ناجح ومحبوب من الكل. أيضا إدارة الوقت بفعالية ستساعدك على إتمام المهام دون تأخير مع تقليل مستويات التوتر، كما ستضمن توفير الوقت الكافي لممارسة هواياتك أو التفرغ لقضاء أوقات ممتعة مع العائلة. تذكر أن تنظيم الوقت لا يتحقق بالأماني فقط، بل عليك القيام بمجموعة من التضحيات أبرزها التخلص من العادات اليومية السيئة و كثرة العلاقات الإجتماعية التي لا فائدة منها. في هذا المقال حاولت أن أقرب منك أهم الخطوات الفعالة لإدارة الوقت بناءا على آراء الخبراء وتجربتي الشخصية، فأنا مثلك مررت بمراحل عمرية كنت فيها أهدر وقتي الثمين فيما لا ينفع مع كثرة الشكوى من عدم توفر الوقت. الآن دورك كي تشاركنا برنامجك اليومي والعادات السيئة التي تتسبب لك بضياع الوقت، كما أن فريق مدونة مغامر مستعد للرد على كل تساؤلاتكم في قسم التعليقات في أقرب وقت ممكن.