تأسيس مشروع تجاري مزدهر ليس بالأمر السهل كما يصوره مدربو ريادة الأعمال أو “دجالو العصر” كما أسميهم، فليس كل من يرتدي ربطة عنق جميلة مؤهل كي يقدم لك النصائح. من أهم التحديات التي ستواجهها كرائد أعمال شاب هو إدارة المشروع بفعالية، فكلما حققت خطوة في طريق تحقيق أهدافك إلا واجهتك عراقيل غير مخطط لها. الأمر عادي فهذا يسمى مراكمة التجربة لكن من الجيد التقيد ببعض القواعد قبل إطلاق مشروعك التجاري وهو ما سنناقشه اليوم.

خطوات أساسية لإدارة المشاريع الصغيرة باحترافية وبأقل تكلفة

كيف تدير مشروع؟ قام فريقنا بشرح الخطوات الأساسية لإدارة المشاريع الصغيرة لمساعدتك على إطلاق مشروع صغير ناجح وإدارته بأقل نكلفة مع زيادة المبيعات في أسرع وقت.

1. التخطيط الدقيق لكل مراحل المشروع

المفتاح السحري لنجاحك في إدارة مشروعك هو وجود خطة واضحة تغطي كل التفاصيل، والمراحل التي سيمر منها من التفكير إلى التنفيذ على أرض الواقع. أغلب رواد الأعمال الجدد يفشلون في مشاريعهم الأولى بسبب الإفتقار إلى التخطيط الدقيق، فمنهم من يبنى فكرة مشروعه على التوقعات غير المدروسة أو نسخ أفكار مشاريع من الآخرين دون ملائمتها مع قدراته المالية والإدارية. أيضا النجاج ليس مرتبط بتوفير رأس المال بل التفكير في إنشاء علامة تجارية متكاملة، وذلك بخلق هوية بصرية مميزة وقصة ملهمة تمثل فكرة المشروع. لا بد من الاشارة إلى أن أي مشروع معرض للفشل، لذلك الحديث عن وضع خطة مضمونة لتحقيق الأرباح أمر مستحيل نظريا. رجل الاعمال الذكي هو الذي يفكر في خيارات الفشل قبل النجاح، وبالتالي القدرة على وضع خطة للحفاظ على رأس المال أو الخروج بأقل الخسائر الممكنة إذا ساءت الأمور. لكن كيف أخطط لمشروعي الصغير؟ علما أنني لا أتوفر على خبرة في ريادة الأعمال. إليك أهم الخطوات لمساعدتك على التخطيط لفتح مشروع صغير وناجح:

• دراسة الجدوى لمعرفة فرص نجاح المشروع بناء على الموارد المالية والتكاليف المتوقعة.
• وضع أهداف واقعية.
• التجسس على المنافسين المحتملين.
• إستشارة المحترفين أو ذوي الخبرة.
• التفكير في سيناريو فشل المشروع (وضع خطة بديلة لإسترجاع رأس المال).

2. تأسيس شركة وفتح حساب بنكي

عدم تأسيس شركة أو كيان شرعي يمثل المشروع هو من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها رواد الأعمال، لذلك يجب دائما الفصل بين الأصول الشخصية والتجارية لتجنب التوابع القانونية. حتى لو كنت تعمل ذاتيا بنسبة 100% دون موظفين، فمن الضروري أن تؤسس كيانا قانونيا يمثلك لحماية نفسك أثناء التعامل مع العملاء وضمان حقوقك كاملة لو حدثت أي مشكلة. أيضا كل الدول تحاول توفير مناخ مناسب للإستثمار لتشجيع رواد الأعمال على خلق مشاريع عن طريق توفير إمتيازات ضريبية، قروض ميسرة ومجانية مصاريف التسجيل. بالمناسبة إذا كنت تدير مشروعا على الأنترنيت أو أي نوع من الأعمال الذي يتطلب التعامل مع العملاء خارج البلاد، فإني أنصحك بالاستثمار في تأسيس شركة في أمريكا لتمثل الكيان القانوني لمشروعك. أيضا هذا الأمر سيتيج لك الحصول على حساب بنكي أمريكي بالدولار لإدارة المدفوعات المالية بسرعة، وذلك على عكس النظام البنكي في الدول العربية الذي يتسم غالبا بالبطئ وتعقيد إجراءات المصادقة على العمليات.

تذكر أن الحصول على صفة شركة سيؤهلك للحصول على كل إمتيازات التمويل، والدعم الحكومي التي ستكون في أمس الحاجة لهم كمستثمر جديد. مثلا قامت المملكة العربية السعودية مؤخرا باصدار وثيقة العمل الحر، والتي تسمح لملاك المشاريع الصغيرة بالتقديم على قرض العمل الحر الذي تمنحه الحكومة والخالي من أي فوائد بنكية مع مدة سداد مريحة. تذكر أن تأسيس شركة لتمثيل المشروع سيساعدك على فتح حساب بنكي خاص بالشركة، وبالتالي الفصل التام للمعاملات التجارية عن الشخصية مع ضمان مواجهة مشاكل أقل مع مديرية الضرائب. أيضا التوفر على كيان شرعي يمثل المشروع سيعزز ففرصك في الحصول على قروض أو إقناع مستثمرين آخرين بالإنضمام لتطوير المشروع، وذلك لأنه يتيح للمستثمرين الوصول بسهولة لكل بيانات الشركة المالية والضريبية قبل إتخاد القرار.

3. بناء فريق عمل محترف

يلعب الموظف دورا محوريا في نجاح المشاريع الصغيرة فهو القلب النابض لعملية الإنتاج, لذلك توظيف الموهوبين يصنع فارقا في تنافسية المشاريع الجديدة. سبق لفريق الموقع اعداد دليل شامل لشرح خطوات بناء فريق عمل ناجح والقيادة الفعالة، لذلك أنصحك بمطالعته للحسم في خيارات التوظيف لديك. الموظف يدين لك بالراتب والحصول على خبرة، لذا يجب الإستثمار في تكوين الموظفين من أجل تحسين مهاراتهم مع تقديم تحفيزات مادية لتشجيعهم على الإستمرار معك. أيضا الطموح حق مشروع لأي شخص، لذلك سيبادر الموظف إلى المغادرة عندما تتاح له فرصة تقدم حوافز مادية أفضل وهذا آخر سيناريو تتمناه. عمليا يجب توقع هذا السيناريو مع وضع خطة بديلة كي لا تتأثر عملية الإنتاج، وهذا الأمر يتطلب منك الحرص على توظيف موظفين أكفاء وبمهارات متقاربة لضمان التنافسية الحميدة.

أيضا لو كنت صاحب مشروع صغير يجب ألا تقع في فخ الإعتماد على موظف بعينه كي يقوم بالتسيير، بل إحرص على تقاسم الأدوار بين كل أعضاء الفريق. معرفة موظف ما لكل أسرار المشروع وشبكة الموردين خطر، فعند مغادرة قد يصبح منافسا أو يقدم معلومات لباقي المنافسين. المستثمر الناجح هو من يقدر قيمة موظفيه فمن السهل أن تعوض موظفا يقوم بمهمة بواحد أفضل منه، لكن من الصعب تعويض مدير أو رئيس قسم راكم سنين من التجارب داخل المشروع.

4. الإعتماد على التطبيقات لادارة العمليات

إستعمال التطبيقات سيمكنك من تسيير المشروع والتحكم بكل التفاصيل من الإنتاج إلى التسويق بسهولة، كما أنه يعطيك إطلاع فوري على الأداء. أول خطوة هي تركيب نظام كاميرا متقدم لمراقبة كل جوانب المشروع من المخازن إلى نقاط البيع، وذلك من أجل تتبع الموظفين والحماية ضد المخاطر كالسرقة. ثانيا ضرورة الإستثمار في نظام ERP لإدارة الموارد المالية و المبيعات في منصة واحدة، وهذه النقطة الهامة مع الأسف يتجاهلها أغلب ملاك المشاريع الصغيرة. نظام ERP يقوم بإدارة كافة عمليات الشركة بطريقة أوتوماتيكية، وبالتالي سهولة التحكم الكامل في معاملات الشركة مع حفظ أرشيف منظم وسهل التصفح وقت الحاجة. لكن ما هي فوائد نظام ERP؟ باختصار نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP يقوم بالمهام التالية:

• تسجيل نفقات الشركة مثل فواتير الواردات، الرواتب و تكاليف الإصلاحات.
• إدارة المخازن بمراقبة حجم البضائع وحالتها.
• تنظيم عملية التسعير وتوحيد الفواتير.
• إدارة المبيعات مع الوصول إلى تقرير شامل عنها بضغطة زر.
• إمكانية التحكم في صلاحيات كل موظف من المدير إلى حارس المخزن.
• حماية بيانات الشركة ضد الاختراق أو تلاعب الموظفين.

5. الإستثمار في التسويق الالكتروني

ربما قد تقوم بتطبيق كل الخطوات السابقة وتمتلك منتجا ذو جودة عالية لكنك تعاني من ضعف المبيعات، إذن السر هو أنك لا تستثمر بشكل جيد في التسويق. تذكر أن السوق متخم بالمنتجات وأنك لست المنافس الوحيد، لذلك من الضرووي التفكير في طرق إبداعية للوصول إلى زبناء جدد بأقصى سرعة. في ما مضى كانت وسائل التسويق تقليدية مثل كراء كشك في مهرجانات التسوق، إعلانات في الشوارع أو الجرائد المحلية، وهو الأمر الذى كان مكلفا رغم أنه لا يتيح سوى الوصول لعدد محدود من العملاء. حاليا أصبحت تكلفة التسويق أرخص وأكثر نجاعة لملاك المشاريع الصغيرة، فبكبسة زر يمكنك الوصول إلى مئات الآلاف أو الملايين من الأشخاص باستعمال شبكات التواصل الإجتماعي. إنشاء متجر إلكتروني أصبح ضرورة ملحة، فأغلب الناس تحب التبضع أونلاين لجدولها المزدحم والتاجر الناجح هو من يساير متطلبات السوق.

إذا كنت تخطط لإطلاق متجرك عما قريب فإني أعتقد أن هذا الدليل حول أفضل المواقع لإنشاء المتاجر الالكترونية سيختصر عليك الطريق، خصوصا أنه يشرح مميزات وعيوب كل خدمة مع شرح الخطوات الأساسية لإنشاء متجر احترافي بأقل تكلفة. شخصيا استخدم منصة Shopify لإدارة كل متاجري الالكترونية، وذلك لأنها سهلة الاستخدام وتقدم كل الخدمات التي أحتاجها لادارة المبيعات بأقل مجهود. أيضا وسائل التواصل الإجتماعي تتيح لك التواصل الفوري و الإنصات إلى الزبناء عن قرب، وبالتالي القدرة على تحسين جودة المنتجات وخدمة ما بعد البيع بشكل جيد. معظم المتاجر أونلاين كذلك تعتمد نظام إحالة من أجل زيادة المبيعات، وذلك لتشجيع الناس على بيع منتجاتها مقابل عمولة وهو ما يعني أرباح إضافية دون مجهود. أيضا ستضمن الحصول على جيش إضافي من المسوقين دون توظيفهم، كما أن العمولة لا تكون مستحقة إلا عند تسليم المنتج للعميل.

6. مراقبة أداء المبيعات وإنتاجية الفريق

تعلم دائما أن تراقب كل مرافق المشروع عن كثب, و ليس فقط التركيز على حجم المبيعات كمؤشر للإطمئنان على أداء الشركة كما يفعل معظم الحمقى. رائد الأعمال الناجح هو الذي يحب الإلمام بكل التفاصيل داخل الشركة كما أنه مستمع جيد للموظفين، إذ يوبخ لو تطلب الأمر أو يثني مع منح مكافأة وقت الحاجة. أيضا يجب الاستثمار في خدمة الدعم فهي من أبرز الطرق لنيل رضا العملاء، وذلك عن طريق توظيف مندوبي مبيعات يتسمون بخفة الدم و طيب الخاطر. تقنيا كل إبتسامة أو تفاعل ايجابي مع الزبون تعني مبيعات أكثر، فالمشاريع الرائدة هي التي تنجح في بناء علاقة اجتماعية مع العملاء.

أيضا قم بتفقد مخازن البضائع بصفة دورية للتأكد من جودة المنتجات، ظروف التخزين وإحترامها للمعايير المعتمدة كي لا تتفاجئ يوما بمشاكل مع السلطات. منطقيا أنت تدفع الأموال لأشخاص آخرين للقيام بهذه المهات، و لكن تذكر أن أكثر شخص يحرص على نجاج المشروع هو صاحبه لذلك الصرامة ستعطي نتائج مرضية. ما لم يتحول مشروعك إلى شركة متوسطة يستحيل معها مراقبة كل العمليات، لذلك من الأفضل مواكبة الموظفين وكل مراحل الإنتاج عن كثب.

7. المحاسبة المالية وإعداد التقارير الضريبية

صحيح أن الإستعانة بنظام ERP يؤمن لك التحكم الكامل في الموارد المالية و الفواتير، لكن من الضروري الإستعانة بمحاسب محترف أو مكتب محاماة لإدارة شؤونك المالية. لا أقصد الثقة التامة بهم، لكن من الضروري مراقبة الشؤون المالية مع متابعة أدائك للضرائب في وقتها مع استلام التواصيل. آخر ما ستتمناه كمالك مشروع هو أن تواجه مشكلة مع مديرية الضرائب في بداياتك، فأي بيانات مغلوطة سيتبعها مباشرة تدقيق ضريبي والذي غالبا ما سينتهي بفرض غرامات ضخمة أو حتى السجن. المحاسبة المالية ستوفر لك معطيات دقيقة عن وضعيتك المالية وضبط أي اختلاس ممكن، ففي الأخير الموظفون مجرد بشر لهم أهواء ورغبات ربما قد تلبى على حساب أموالك الخاصة.

الخلاصة

المدير الناجح هو القادر على تنظيم و مراقبة كل المعاملات المالية، الموظفين و الموردين بأقل مجهود ممكن، وهذا لن يتحقق بين ليلة وضحاها بل نتاج سنين من العمل المستمر و التضحية. ليست هناك وصفة سحرية قادرة على تحويلك لرجل أعمال ناجح سوى الإنضباط و الشغف، أما الخبرة فمسألة وقت قبل أن تراكمها. أتمنى أن تكون ملاحظاتي أعلاه لها صدى لذا لا تبخلو على فريق الموقع بمشاركة المقال، كما أننا مستعدون للإستماع إلى تجاربكم والطرق التي تتبعونها لإدارة مشاريعكم الخاصة في قسم التعليقات.