تأسيس مشروع تجاري مزدهر ليس بالأمر السهل كما يصوره مدربو ريادة الأعمال أو “دجالو العصر” كما أسميهم، فليس كل من يرتدي ربطة عنق جميلة مؤهل كي يقدم لك النصائح. من أهم التحديات التي ستواجهها كرائد أعمال شاب هو إدارة المشروع بفعالية، فكلما حققت خطوة في طريق تحقيق أهدافك إلا واجهتك عراقيل غير مخطط لها. الأمر عادي فهذا يسمى مراكمة التجربة لكن من الجيد التقيد ببعض القواعد قبل إطلاق مشروعك التجاري وهو ما سنناقشه اليوم.

أفضل الخطوات الفعالة لإدارة المشاريع باحترافية وبأقل مجهود

قام فريق الموقع بشرح أفضل الخطوات الفعالة والاحترافية لإدارة المشاريع لمساعدتك على إطلاق مشروع ناجح وإدارته بأقل مجهود مع تحقيق الأهداف المسطرة في أسرع وقت.

1. التخطيط

المفتاح السحري لنجاحك في إدارة المشروع هو وجود خطة واضحة تغطي كل التفاصيل، والمراحل التي سيمر منها من مرحلة التفكير إلى التنفيذ على أرض الواقع. أغلب رواد الأعمال الجدد يفشلون في مشاريعهم الأولى بسبب الإفتقار إلى التخطيط المحكم ،فمنهم من يبنى فكرة مشروعه على التوقعات غير المدروسة أو نسخ أفكار مشاريع من الآخرين دون ملائمتها مع قدراته المالية والإدارية آملا في تحقيق نفس النتائج. أي مشروع معرض للفشل لذلك الحديث عن وضع خطة مضمونة لتحقيق أرباح أمر مستحيل، لذا الأهم أن تفكر في خياراتك عند الفشل كي تحافظ على رأس المال أو الخروج بأقل الخسائر الممكنة. 

لكن كيف أخطط لمشروعي؟ علما أنني لا أتوفر على خبرة في ريادة الأعمال. إليك الخطوات التالية:

• دراسة الجدوى لمعرفة فرص نجاح المشروع بناء على الموارد المالية والتكاليف المتوقعة.
• وضع أهداف واقعية.
• التجسس على المنافسين المحتملين.
• إستشارة المحترفين أو ذوي الخبرة.
• التفكير في سيناريو فشل المشروع (وضع خطة بديلة لإسترجاع رأس المال).

2. تأسيس شركة 

عدم تأسيس شركة أو كيان شرعي يمثل المشروع هو من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها رواد الأعمال، تعلم دائما الفصل بين الأصول الشخصية والتجارية. حتى لو كنت تعمل ذاتيا بنسبة 100% دون موظفين فمن الضروري أن تؤسس كيانا قانونيا يمثلك لحماية نفسك أثناء التعامل مع العملاء وضمان حقوقك كاملة لو حدثت أي مشكلة. أيضا كل الدول تحاول توفير مناخ مناسب للإستثمار لتشجيع رواد الأعمال على خلق مشاريع عن طريق توفير إمتيازات ضريبية، قروض ميسرة ومجانية مصاريف التسجيل. إذا كنت تدير مشروعا على الأنترنيت أو أي نوع من الأعمال الذي يتطلب التعامل مع العملاء خارج البلاد، فإني أنصحك بالاستثمار في تأسيس شركة في أمريكا لتمثل الكيان القانوني لمشروعك. أيضا هذا الأمر سيتيج لك الحصول على حساب بنكي أمريكي بالدولار لإدارة المدفوعات المالية بسرعة، على عكس النظام البنكي في الدول العربية الذي يتسم غالبا ببطئه وتعقيد إجراءات المصادقة على العمليات.

تذكر أن الحصول على صفة شركة سيؤهلك للحصول على كل إمتيازات التمويل والدعم الحكومي التي ستكون في أمس الحاجة لهم كمستثمر جديد. هذه الخطوة كذلك ستساعدك على فتح حساب بنكي خاص بالشركة من أجل فصل معاملاتك التجارية عن الشخصية وبالتالي مشاكل أقل مع مديرية الضرائب. عند التوفر على كيان شرعي يمثل مشروعك ففرصك تتضاعف للحصول على قروض أو إقناع مستثمرين آخرين بالإنضمام لك لتطوير المشروع، لأنه بسهولة يمكن الوصول لبيانات الشركة المالية والضريبية قبل إتخاد القرار.

3. توظيف فريق عمل محترف

يلعب الموظف دورا محوريا فهو القلب النابض لعملية الإنتاج, خصوصا أنه يصنع فارقا في تنافسية المشاريع الجديدة لذلك يجب أن تركز على التعاقد مع الموهوبين. كما لا ننسى أن الموظف يدين لك بالراتب والحصول على خبرة، لذا يجب الإستثمار في تكوين الموظفين من أجل تحسين مهاراتهم مع تقديم تحفيزات مادية لتشجيعهم على الإستمرار معك. الطموح حق مشروع لذلك سيغادر الموظف عندما تتاح له فرصة تقدم حوافز مادية أفضل وهذا آخر سيناريو تتمناه، لكن من الأفضل توقعه ووضع خطة بديلة كي لا تتأثر عملية الإنتاج.

أيضا لو كنت صاحب مشروع صغير يجب ألا تقع في فخ الإعتماد على موظف بعينه كي يقوم بالتسيير، بل إحرص على تقاسم الأدوار بين كل أعضاء الفريق، فمعرفة موظف ما لكل أسرار المشروع وشبكة الموردين خطر لأنه قد يغادر ليصبح منافسا أو يقدم معلومات للمنافسين. المستثمر الناجح هو من يقدر قيمة موظفيه فمن السهل أن تعوض موظفا يقوم بمهمة بواحد أفضل منه، لكن من الصعب تعويض مدير أو رئيس قسم راكم سنين من التجارب داخل المشروع.

4. الإعتماد على التكنولوجيا 

إستعمال التكنولوجيا سيمكنك من تسيير المشروع والتحكم بكل التفاصيل من الإنتاج إلى التسويق بسهولة، كما أنه يعطيك إطلاع فوري على الأداء. أول خطوة هي تركيب نظام كاميرا متقدم لمراقبة كل جوانب المشروع من المخازن إلى نقاط البيع من أجل تتبع الموظفين والحماية ضد المخاطر كالسرقة. ثانيا ضرورة الإستثمار في نظام ERP لإدارة الموارد المالية و المبيعات في منصة واحدة. نظام ERP يقوم بإدارة كافة عمليات الشركة بطريقة أوتوماتيكية و بالتالي سهولة التحكم الكامل في معاملات الشركة. لكن ما هي فوائد نظام ERP؟ ببساطة معالجة كل بياناتك في منصة وحيدة مع القيام ببعض المهمات مثل:

• تسجيل نفقات الشركة مثل فواتير الواردات، الرواتب و تكاليف الإصلاحات.
• إدارة المخازن بمراقبة حجم البضائع وحالتها.
• تنظيم عملية التسعير والفواتير الموحدة.
• إدارة المبيعات و الوصول إلى تقرير شامل عنها بضغطة زر.
• إمكانية التحكم في صلاحيات كل موظف من المدير إلى حارس المخزن.
• حماية بيانات الشركة فلا يمكن الوصول إليها إلا لأشخاص محددين.
• مؤمن ضد الإختراق و لا يمكن التلاعب بالبيانات.

5. الإستثمار في التسويق

ربما قد تقوم بتطبيق كل الخطوات السابقة و تمتلك منتجا ذو جودة عالية لكنك تعاني من ضعف المبيعات، السر هو أنك لا تستثمر بشكل جيد في التسويق. تذكر أن السوق متخم بالمنتجات وأنك لست المنافس الوحيد لذا من الضرووي التفكير في طرق إبداعية للوصول إلى زبناء جدد بأقصى سرعة. في ما مضى كانت وسائل التسويق تقليدية مثل كراء كشك في مهرجانات التسوق، إعلانات في الشوارع أو الجرائد المحلية، الأمر الذى كان مكلفا ومحدود الوصول للجمهور.

حاليا أصبحت تكلفة التسويق أرخص وأكثر نجاعة لملاك المشاريع الصغيرة فبكبسة زر يمكنك الوصول إلى مئات الآلاف أو الملايين من الأشخاص باستعمال شبكات التواصل الإجتماعي. إنشاء متجر إلكتروني أصبح ضرورة ملحة فأغلب الناس تحب التبضع أونلاين لجدولها المزدحم، كما أن وسائل التواصل الإجتماعي تتيح لك التواصل الفوري و الإنصات إلى الزبناء عن قرب. معظم المتاجر أونلاين تعتمد نظام إحالة من أجل زيادة المبيعات لتشجيع الناس على بيع منتجاتها مقابل عمولة وهو ما يعني أرباح إضافية دون مجهود.

6. المراقبة و المواكبة

تعلم دائما أن تراقب كل مرافق المشروع عن كثب و ليس فقط التركيز على حجم المبيعات كمؤشر للإطمئنان على أداء الشركة كما يفعل معظم الحمقى. رائد الأعمال الناجح هو الذي يحب الإلمام بكل التفاصيل داخل الشركة كما أنه مستمع جيد للموظفين، يوبخ لو تطلب الأمر أو يثني مع مكافأة وقت الحاجة. أيضا يجب الاستثمار في خدمة الدعم فهي من أبرز الطرق لنيل رضا العملاء وذلك عن طريق توظيف مندوبي مبيعات يتسمون بخفة الدم و طيب الخاطر، فكل إبتسامة لزبون تعني مبيعات أكثر.

أيضا قم بتفقد مخازن البضائع بصفة دورية للتأكد من جودة المنتجات، ظروف التخزين وإحترامها للمعايير المعتمدة كي لا تتفاجئ يوما بمشاكل مع السلطات. منطقيا أنت تدفع الأموال لأشخاص آخرين للقيام بهذه المهات و لكن تذكر أن أكثر شخص يحرص على نجاج المشروع هو صاحبه، لذلك الصرامة فقط ستعطي نتائج مرضية. ما لم يتحول مشروعك إلى شركة متوسطة يستحيل معها مراقبة كل العمليات، فمن الأفضل مواكبة الموظفين ومراحل الإنتاج عن كثب.

7. المحاسبة المالية

صحيح أن الإستعانة بنظام ERP يؤمن لك التحكم الكامل في الموارد المالية و الفواتير لكن من الضروري الإستعانة بمحاسب محترف أو مكتب محاماة لإدارة شؤونك المالية، لا أقصد الثقة التامة بهم لكن ضرورة متابعة أدائك للضرائب في وقتها مع استلام التواصيل. آخر ما ستتمناه كمالك مشروع هو أن تواجه مشكلة مع مديرية الضرائب في بداياتك، لأن أي بيانات مغلوطة سيتبعها مباشرة تدقيق ضريبي والذي غالبا ما سينتهي بفرض غرامات ضخمة أو حتى السجن. المحاسبة المالية ستوفر لك معطيات دقيقة عن وضعيتك المالية وضبط أي اختلاس ممكن، ففي الأخير الموظفون مجرد بشر لهم أهواء ورغبات ربما قد تلبى على حساب أموالك.

الخلاصة:

المدير الناجح هو القادر على تنظيم و مراقبة كل المعاملات المالية، الموظفين و الموردين بأقل مجهود ممكن، وهذا لن يتحقق بين ليلة وضحاها بل نتاج سنين من العمل المستمر و التضحية. ليست هناك وصفة سحرية قادرة على تحويلك لرجل أعمال ناجح سوى الإنضباط و الشغف، أما الخبرة فمسألة وقت قبل أن تراكمها. أتمنى أن تكون ملاحظاتي أعلاه لها صدى لذا لا تبخلو على فريق الموقع بمشاركة المقال، كما أننا مستعدون للإستماع إلى تجاربكم والطرق التي تتبعونها لإدارة مشاريعكم الخاصة في قسم التعليقات.